例文付きで紹介!貿易実務でのビジネス英語

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貿易商社では、諸外国とのコミュニケーションが必須です。特に英語は世界共通語であるため、頻繁に用いられます。

英語は難しいと思われがちですが、貿易の実務で使うビジネス英語は、定型文や例文さえ覚えておけば十分やり取りが可能です。ここでは、よくあるシチュエーションごとに例文をまとめました。

ビジネス英語で貿易の商品について確認をするときの例文

まずは、貿易実務で必須といっても過言ではない、商品について確認したいときに使える例文を紹介します。

【輸入者向け】費用について尋ねるフレーズ

商品を輸入する際、費用はとても重要な項目です。単純に商品本体の価格だけでなく、別途費用がかかるのであれば、事前に確認しておかなければなりません。

国内で商品を調達するのとは異なり、商習慣が異なる海外から輸入するとなれば、費用について確認しておくのは必須です。特に、新規で取引をする場合には、細かな部分まで必ず確認しておきましょう。

初めての問い合わせの際には、軽い挨拶とともに、費用について訪ねたい商品に興味がある旨を伝えておくと丁寧です。

・はじめまして。○○の商品について興味を持っています。
Hello, We are interested in ○○.
(ハロー. ウィー アー イントラステド イン ○○.)

続いて商品本体の価格のほかに、送料はいくらかかるのか、そして最低個数の見積り金額を聞く文章です。

・送料を含めた注文可能な最低個数の見積りをいただけますか?
Could you let us know what is the minimum quantity for each item and if there are any shipping fees?
(クッド ユー レット アス ノー ウォット イズ ザー ミニムム クォンティティー フォー イーチ アイテム アンド イフ ゼア アー エニー シピング フィーズ?)

欲しい商品の費用を聞きたいときは、以下の文章で通じます。

・こちらの費用をご教示いただけますか?
Could you let me know how much it would be?
(クッド ユー レット ミー ノー ハウ マッチ イット ウッド ビー?)

大量に購入する場合は、割引があるのかも確認しておくとお得に購入できるかもしれません。

・数量によって割引が可能でしたら、あわせてお知らせください。
Do you offer any bulk discount?
(ドー ユー オファー エニー バルク ディスカウント?)

【輸出・輸入者向け】内容の確認をお願いするフレーズ

内容の確認をお願いするフレーズは、輸出者と輸入者どちらも使うことが多いです。内容確認の依頼文章は、以下に挙げるふたつの文を覚えておきましょう。

・Please check~.(プリーズ チェック)
・Please confirm~.(プリーズ コンファーム)

このふたつは、どちらも「お確かめください」や「確認をお願いします」という意味があります。以下は、貿易商社でよく使う例文です。

・到着予定日をお知らせいたします。添付しているインボイスのコピーとあわせてご確認をお願いします。
Please check the estimated arrival date. Also, attached is the copy of the invoice for your reference.
(プリーズ チェック ザー エスティメーティド アライバル デート. オールソー、アタチト ファイル イズ ザー コッピー オブ ザー インボイス フォー ヨー レフランス)

・要望の◯◯ファイルを添付いたします。受領をご確認ください。
I am attaching the ◯◯ file that you requested. Please confirm the receipt.
(アイ アム アタチング ザー ○○ ファイル ザット ユー レクェスティド プリーズ コンファーム ザー レシート)

さらに、貿易実務で、よく出てくる単語も覚えておくと便利です。

・Invoice(インボイス)
インボイスは、納品書を表すのによく用いられる単語です。納品書以外にも、貿易の際の内容明細書や請求書の役割をするものにも用いられます。

・Purchase Order(パーチェース オーダー)
発注書という意味の単語です。POやP/Oと略されることもあります。

・confirm~(コンファーム~)
先ほどの例文でも登場しましたが、〜を確認するという意味の単語です。

・attached file as~(アタチト ファイル アズ~)
〜についての添付ファイルという意味があります。

・minimum quantity(ミニムム クォンティティー)
取引を始める前によく使う単語で、注文に必要な最低数量という意味です。

ビジネス英語で貿易商品の出荷を連絡するときの例文

取引先が決まり、実際に商品を輸出するときによく使う例文を紹介します。

【輸出者向け】受注の確認

商品を受注したら、相手にお礼と受注確認を行います。

・PO(発注書)#○○○について、ご注文いただきありがとうございました。
Thank you for your order PO#○○○.
(サンク ユー フォー ヨー オーダー ピー オー #○○○)

#〇〇〇には、発注書ナンバーを入力します。

・発注書を受領しました。貴社のお支払いを確認後送付いたします。
Thank you for your Purchase Order. Once we receive your payment, we will arrange shipment.
(サンク ユー フォー ヨー パーチェース オーダー. ワンス ウィー レシーブ ヨー ペーメント ウィー ウィル アレーンジ シプメント)

もっと簡単にするならば、

・ご注文を確かに承りました。
We are pleased to accept your order.
(ウィー アー プリーズド ター アクセプト ヨー オーダー)

という文章も使えます。

【輸出者向け】発送予定日・到着予定日を連絡する

発送予定や到着予定日を連絡するときによく使われる単語は、以下のふたつです。

・Shipment date(発送予定日)
ShipmentのShipには、船便や航空便で発送するという意味があります。

・Estimated arrival date(到着予定日)
Estimatedは、予測されるという意味です。

発送日や到着予定日があらかじめ分かっている場合は、以下の例文を使用しましょう。

・ご注文いただいた商品#○○○は3月15日に出荷予定、3月26日に到着予定です。
Your order #○○○ is expected to be shipped out on March 15th, and will arrive at March 26th.
(ヨー オーダー #○○○ イズ エクスペクティド ター ビー シプト アウト オン マーチ 15th アンド ウィル アライブ アット マーチ 26th)

発送予定が明確でない場合は、以下の例文が使えます。

・4月の第1週ごろに発送予定です。
We are planning to ship during the first week of April.
(ウィー アー プラニング ター シップ ドユアリング ザー ファースト ウィーク オブ エープリル)

手元に商品がなく、商品をいつ発送できるか明確でない場合は、以下の例文も使えるでしょう。

・仕入れに2~3週間ほどかかり、弊社に着荷後、お客様へお送りします。
It will be 2-3 weeks to us and then onward to you.
(イット ウィル ビー 2~3ウィークス ター アス アンド ゼン オンワド ター ユー)

ビジネス英語で貿易トラブルの連絡をするときの例文

ビジネスにトラブルはつきものです。トラブルが起きたときに、スムーズに対応できるよう、謝罪の例文や相手側にミスや欠陥があった場合に連絡する例文を知っておきましょう。

より丁寧な文章になるように、メールの最後に使える結びの言葉も紹介します。

自社によるトラブルに対する謝罪

自社が原因でトラブルになった場合は、最初に謝罪の言葉を述べるのが基本です。謝罪文でよく使われる言葉には、以下のフレーズを使いましょう。

・We apologize for~.(ウィー アポロジャイズ フォ~)

例えば、「ご注文いただいた商品の納期が遅れていますこと、誠に申し訳ございません。」と伝えたい場合は、以下の例文が適用されます。

・We apologize for the order delay.
(ウィー アポロジャイズ フォー ザー オーダー デレー)

・We apologize for your undelieverd order PO# ○○○. The shipment got delayed due to bad weather.
(ウィー アポロジャイズ フォー ヨー アンデリエバード オーダー PO#○○○ . ザー シプメント ゴット デレード ドユー ター バッド ウェザー)

謝罪文でよく使われる単語には、以下の5つがあります。

・inconvenience「ご不便をおかけして」
・mispacking「誤パッキング」
・postpone in delivery「納期の延期」
・~has been delayed「〜が遅延している」
・due to ~「〜原因で」

自社が原因で商品の発送が遅れる場合は、謝罪とあわせて遅れる理由も明確に相手に伝えるようにしましょう。

先方のミスや欠陥があったことを連絡する

先方にミスや欠陥があったときも、しっかりと伝えて、対応してもらいましょう。

・誠に恐れ入りますが、貴社の発送ミスがあったことをご連絡いたします。
There is a mistake in the shipment.
(ゼア イズ アー ミステーク イン ザー シプメント)

発送ミスがあった場合の例文です。

・恐れ入りますが、いくつかの商品に不備があったことをご連絡いたします。
The shipment included some defective products.
(ザー シプメント インクルーディッド サム デフェクティブ プロダクツ)

商品に不備があった場合は、上記の例文が使えます。

・商品ナンバー○○が注文より不足していました。
The following is missing 〇〇.
(ザー フォローイング イズ ミシング ○○)

発注していた商品が欠品していたときは、上記の例文を用いましょう。

結びの言葉

どんな内容のメールであっても、相手への気遣いは忘れないようにしましょう。結びの言葉を覚えておけば、気持ちの良いやり取りが可能です。

・何かご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
If you have any questions, please feel free to contact us.
(イフ ユー ハブ エニー クェスチョンズ プリーズ フィール フリー ター コンタクト アス)

・お返事を心よりお待ちしております。
We look forward to hearing from you.
(ウィー ルック フォーワド ター ヒアリング フロム ユー)

このふたつは、メールの内容がどのようなものであっても幅広く使えます。

まとめ

貿易実務で使う英文は、よく使われるフレーズを知っておくだけでも、最低限の対応が可能です。

問い合わせが多い内容への返信や問い合わせの文章をテンプレート化しておけば、業務がスムーズに行えるため、まずは日々の業務を振り返って、どんなやり取りをすることが多いのかまとめておくようにしましょう。

(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)