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海外ビジネスを成功させるには?外国語コミュニケーションのポイントまとめ

テレビ会議 ビジネスマン

海外の企業とのビジネスが年々盛んになっている昨今、ビジネスシーンで外国語、特に英語や中国語が必要になる場面が多くなっているのではないでしょうか。

今回は、そんな海外企業とのビジネスを円滑に進めるヒントになる情報をまとめてみました。

海外企業とビジネスを進めるときに外国語が必要な場面とは

海外の企業とのビジネスにあたって、外国語が最もよく使われるのは、会議やメールでのやり取りではないでしょうか。特に最近では、新型コロナウイルスの影響で人の移動が難しくなり、これまで行っていた出張や大人数が一か所に集まって行う会議をオンライン会議で代替する企業が急増しています。

これからのビジネスを成功させるためには、オンライン会議・ビジネスメールのそれぞれの場面で、コミュニケーションを円滑に行っていくことが重要です。

パソコン 事務作業

外国語でのオンライン会議をスムーズに進めるための工夫

外国語でのオンライン会議を円滑に進めるには、オンライン会議だからこそ気を付けておくべきポイントを押さえることです。

例えば、会議の際に利用するオンライン会議システムやインターネット回線は安定して使えるのかという点。初めて使うツールで接続に戸惑ってしまい会議開始が遅れたり、音声や映像が乱れたりしてしまった、という失敗談はよく耳にします。事前に利用テストを行って、問題なく利用できるのか試しておきましょう。

また、会議時に参加者に見てもらう資料は、対面での会議では紙で配布することができますが、オンライン会議ではファイルを事前に共有したり、その場で画面を共有して見せたりすることが必要です。ファイル共有サービスを使うのか、参加者には事前に確認をしておいてもらうかどうかなどを考え、事前準備をしっかりすることで会議本番もスムーズに進行することができるでしょう。

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また、海外とのオンライン会議で一番の障壁となり得るのは、やはり言語です。言葉の壁を取り除きたい場合には、通訳に依頼するか、もしくは現地の言葉が堪能なスタッフに間に入ってもらうことになるかと思います。

オンライン会議で利用できる通訳サービスにはどんなものがあるのか、選択肢を理解し、選定の際の着眼点をおさえて選ぶことが重要です。費用だけでなく、必要とする通訳のスキル、通訳の種類、利用するツールなどを考慮しましょう。

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・オンラインでも使える通訳!メリットや選ぶポイントは?
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通訳の利用に加えて、自分自身も簡単なフレーズを覚えておくと、円滑なコミュニケーションに一役買うことができます。会議で必要な発言は、定型化されたものや議題にかかわるものが多くなります。議題の中で出てきそうな単語を調べたり、フレーズ集で使えそうな表現を見つけてみるのも良いでしょう。

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・Web会議で英語を使う際のコツと使えるフレーズ集

外国語のメールで翻訳ツールのコピペ利用は危険!?まずは定型文を覚えて使ってみよう

次に、ビジネスメールについても押さえておくべきポイントを紹介します。英語が苦手な人の中にはインターネットサイトなどの無料翻訳ツールを利用してメールを書いている方も多いのではないでしょうか。

こうしたツールは、誤訳のトラブルを引き起こすことも多いので注意が必要です。メールは会議やドキュメントに比べてコミュニケーションの型が決まっていますので、定型文を覚えてシンプルに書くことを心がけることが、正しく伝わるようになる近道かもしれません。

例えば、日本語のメールでは最後に「よろしくお願いします」などと定型のフレーズを入れることが多いかと思います。同じように、英語なら「If you have any questions about that, please feel free to contact me. (もしご質問がありましたらお気軽にご連絡ください。)」などと締めのフレーズ書くことが良くあります。このようなフレーズのレパートリーをいくつか持っておくことで、丁寧で慣れた印象のメールを書けるようになっていくでしょう。

ノートパソコン メモ

また、言語や相手の国の文化によっては、知らないと失礼にあたってしまったり、違和感を覚えさせてしまうマナーやルールもあります。例えばメールの最初の挨拶や、名前の呼びかけを入れるのかどうか、その際にどんな敬称をつけるのか、といったことも文化によって異なります。

一つ一つは些細なことかもしれませんが、お互いの言語や文化を尊重したコミュニケーションを心がけることが重要です。メールという限られた情報量の中で、より良い印象を相手に持ってもらうことが、ビジネスを円滑に進めることにも繋がるのではないでしょうか。

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番外編:外国語への翻訳で使えるツール

ビジネスの場で特によく直面する、テレビ会議やメールを書くという場面についてみてきました。ここからは番外編として、ビジネス文書やオンラインのサイトを翻訳する場合に、どんなツールが選択肢としてあるのか、ということを考えてみたいと思います。

ビジネス文書を翻訳する必要がある場合、自分ですべてを翻訳するのは大変です。スペルミスなどで恥ずかしい思いをしたり、意味が伝わらなくなってしまうことも考えられます。このような心配があるときは、翻訳を依頼したりツールを使ったりすることで、ミスを減らし伝わりやすい工夫ができるような方法をとると良いでしょう。

翻訳で使えるオンラインツールは、基本的に事前登録などが不要なものが多く手軽で、翻訳にかかるコストを抑えることが可能です。多言語対応しているものも多く、その場で翻訳されるためスピードも問題ないでしょう。

一方で、あくまで機械による翻訳のため、誤訳の可能性があります。機械翻訳では専門用語がうまく訳せなかったり、ニュアンスが伝わりづらかったりということも発生するので注意しましょう。

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・ビジネスシーンでオンライン翻訳ツールは役立つ?おすすめツールの紹介
・おすすめ翻訳ツール・サイト12選!ビジネスには有料ツールが有効?

では翻訳を依頼する場合はどうでしょう?例えばWebサイトの翻訳を依頼する場合、依頼先として翻訳会社、クラウドソーシング、通訳への依頼が考えられます。

翻訳会社では品質が担保されることに加え、個人では対応できない大量の翻訳でも対応が可能でしょう。一方で、費用はかなり高くなる場合が多いようです。逆にクラウドソーシングでは費用が抑えられる反面、品質についてはばらつきが大きいと言えます。

通訳に依頼する場合、その場で訳してもらえるので納期は短く、相談しながら進めることができますが、やはり費用は高くなりがちです。予算と納期、求める翻訳の精度によって、適した選択肢を選ぶことが重要です。

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・【Webサイト翻訳】翻訳を依頼するときの流れ

まとめ

海外企業とのビジネス上での関係は、今後ますます濃いものとなっていくと予想されます。そんな環境の中で、外国語を使ってビジネスを行う場面も増えていくことと思います。オンライン会議、ビジネスメール、そして文書の翻訳といったいろいろな場面で、ビジネスを円滑に進められるよう、利用できるツールを上手に使っていけると良いでしょう。

(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)