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海外との商談も容易になるWeb会議のやり方5ステップ

テレワークの導入にともない、最近では会議もWeb上で行う企業が増加しています。海外との商談も容易になるなどメリットも多いWeb会議ですが、やり方がわからないという経営者の方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Web会議のやり方について解説します。また、導入について慎重に考えているという方のために、Web会議のメリットについても解説しますので参考にしてみてください。

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを通じて映像と音声を共有し、離れた場所からコミュニケーションをとる会議のことです。ここでは、Web会議の仕組み、テレビ会議とはどこが違うのか解説していきます。

Web会議の仕組み

会議の映像や音声を、インターネットを介してサーバーへ送り込み、相手と共有するのがWeb会議の仕組みです。

Web会議には、大きくクラウド型とオンプレミス型のふたつの接続形態があります。クラウド型はサービス提供元のサーバーへアクセスしてWeb会議を開く形態、オンプレミス型は自社のネットワーク内のサーバーへアクセスして開く形態です。

このふたつの違いは、サーバーを自社内に置くか自社外に置くかという点にあります。会社の規則やポリシー、ニーズに合わせて選ぶようにしましょう。

テレビ会議との違い

Web会議とテレビ会議で大きく異なるのが接続方法です。Web会議ではインターネットを介して接続しますが、テレビ会議の場合はサーバーを介さず直接接続します。

そのため、テレビ会議には据え置き型の専用の端末と回線が必要です。専用回線を使うため高画質・高音質にはなりますが、専用の機器を購入・設置するので費用は高額になります。

Web会議のメリット

従来の会議には参加者がその場にいる必要がある、コストが大きいなどのデメリットがありました。では、Web会議を導入することで得られるメリットにはどんなものがあるのでしょうか。

どこからでも会議を開催できる

Web会議のメリットのひとつは、インターネットが接続できる環境であれば、どこにいても会議に参加できることです。

場所の制約がなくなることで、今までより気軽に会議を開催することができるでしょう。情報共有スピードが上がり、意思決定を迅速に行うことができるようになります。

Web会議のやり方をマスターすれば海外との商談が容易になるので、海外市場へ参入するハードルが下がるというメリットもあります。時差に関しても考慮しやすい点も利点です。

交通費や時間を削減できる

Web会議にすることで、会議に出席するためにかかっていた交通費や移動時間を削減することができます。遠方での会議に出席することが多い会社では、かなりの費用削減が見込めるでしょう。

海外の企業との商談をWeb会議で開催することができると、今までは現地に赴くために必要となっていた渡航費を削減することもできます。

ほかにも、会議室の予約なども必要ないためさまざまな工数削減にもなり、業務を効率化することができるというのもWeb会議のメリットです。

質の高いコミュニケーションがとれる

Web会議では、お互いの顔を見ながらやり取りをすることができるので、質の高いコミュニケーションが可能です。

メールではやり取りに時間がかかりますし、電話では音声のみの共有のため伝えられる情報量が少なくなるという問題があります。

Web会議では迅速な受け答えが可能で、画面共有もできるため多くの情報を伝えられるというのは大きなメリットです。

また、海外の企業と商談する場合、音声だけでのやり取りより、Web会議による画面共有や資料の共有がリアルタイムでできるので、コミュニケーションもとりやすくなります。

非常時のBCP対策ツールとして活用できる

地震などの災害などが発生すると、事業の継続が難しくなることが考えられます。

そうした事態が発生することを想定して、企業はBCP(事業継続計画)対策をしておくことが大切です。その対策ツールとしてWeb会議は効果を発揮します。

Web会議を導入していると、災害などの緊急事態が発生したとき、安否確認や被害状況などの情報共有に活用することができます。

また、離れた場所から会議をしたり、在宅勤務へスムーズに移行できたりといった利点もあります。顧客との商談なども早い段階で再開することができ、非常時でも事業を継続していくことが可能になるでしょう。

Web会議のやり方を紹介

Web会議のやり方を紹介します。

1.Web会議サービスの決定

最初に導入するWeb会議サービスを決めます。どのサービスを導入するかは、以下の4つのポイントを比較して、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

■セキュリティ
導入するWeb会議サービスの通信が暗号化されているか確認しておきましょう。会議の内容や会議で共有した文書・画像・動画などが社外に漏れることがないようにするためです。

■画質や音質
Web会議の画像や音質が悪いと、社内外でのやり取りがスムーズにいきません。最悪の場合、商談が成立しないなど経営に悪影響が出ることも考えられますので、一定の水準を満たしているかどうか確認することは大切です。

■費用
Web会議サービスの導入にかかるコストと削減できるコストを計算して、サービスを選ぶようにしましょう。

■サポート体制
導入しはじめの時期は分からないことも多く出てきますので、サポートが必要になります。サポート体制が充実しているか、サポート対応時間や内容をチェックしておくことも大切です。

2.必要なものをそろえる

Web会議を始める際に最低限必要となるものは、パソコン・Web会議サービス・インターネット環境の3つです。

インターネット接続がWeb会議の核になる部分ですので、Wi-Fiや有線でインターネットに適切に繋がっているか、Web会議に対応できる回線速度かどうか確認しておきましょう。

インターネットの回線速度は、インターネットで検索して速度テストツールを利用すればすぐにできますし、Web会議に適した速度かどうかも判定してくれます。

また、Web会議に使用するパソコンは、マイクスピーカーとカメラの設定を適切にしていないと、音声が聞こえない、カメラが機能しないといった問題が発生します。Web会議を始める前に、マイクスピーカーとカメラの設定を確認しておきましょう。

■マイクスピーカー
音声が相手に届いていなかったり、相手の音声が聞こえなかったりする場合は、サウンドの入力・出力の設定を確認しましょう。

使用するマイクとスピーカー設定を確認しておくと、相手の音声が聞こえないといったトラブルを防ぐことができます。

■カメラ
設定でカメラがオンになっているかを確認しておきましょう。設定画面にいかなくても、WindowsであればF8キーでオンオフの切り替えが可能です。

F8キーを誤って押していて、「カメラが作動しない」と焦ってしまうこともあるようなので、そんなときはF8キーを押したり、設定を確認してみたりしてください。

3.設置場所の決定

会議室でWeb会議を行う場合、そこにカメラやスピーカーなどの機器を設置することで、出席者が参加しやすくなります。

スピーカーを設置する際には、まずは仮置きしてハウリングが発生しないか、出席者全員が音声を聞き取りやすいかを確認してから設置するようにしましょう。

カメラを設置する際には映りこむ範囲を確認しておくことも大切です。カメラは上下左右に移動させたり、拡大・縮小したりできるものを選ぶと、Web会議でコミュニケーションが取りやすくなります。

4.日程の調整

日程の調整は従来の会議と同じです。日程が決まったら、日時と場所ではなく、日時とWeb会議にアクセスするためのリンクをメールに添付して送ることになるでしょう。

5.資料の共有

Web会議システム上に資料を共有することで、資料の同じ場所を参照しながら会議をすることができます。

Web会議で商談する場合には、相手が求める資料をすぐに提示することができるように、ひとつのフォルダにまとめておくとスムーズに商談を進めていくことができるでしょう。

Web会議におすすめの周辺機器

次に、Web会議に使えるおすすめ周辺機器について紹介します。

外付けディスプレイ

家の椅子などは高さが調整できないものもあり、ディスプレイが見にくい、無理な体勢になりがちということもあるかもしれません。

もしも、ディスプレイの高さや距離感でストレスを感じるという場合は、外付けディスプレイを購入するのを検討してみるのも良いでしょう。

ボイスレコーダー

会議内容を議事録にする場合に役立つのがボイスレコーダーです。ただし、スピーカー越しでの録音になるため、音声が聞き取りづらくなる可能性があります。

もしも、Web会議を管理している側であれば、画面録画をしておくと良いでしょう。音声がはっきり聞き取れるだけでなく、重要な部分を見返すこともできます。

Web会議に参加している側で、会議の内容を後日確認したいと考えているのであれば、ボイスレコーダーを活用するのがおすすめです。

Web会議サービスの中には、録画機能がついているものもあります。録画されたデータはパソコン上もしくはクラウド上に保存されるので、保存場所を確認してから録画するようにしましょう。

翻訳ツール

外国の方との打ち合わせなど、外国語を使う場合には翻訳ツールを用意しておくようにします。

海外の企業との商談をメインにWeb会議サービスを利用するのであれば、Web会議ツールを導入する段階で、多言語対応の設定ができるツールを選ぶようにしましょう。

自社で外国の方と打ち合わせをすることができる人材がいない場合は、通訳を依頼するか、機械翻訳で対応する必要があります。

通訳を依頼する場合は予算と照らし合あせて、そして、機能翻訳を利用する場合は、求めている翻訳精度が満たせるかを事前に確認したうえで、どんな翻訳ツールを使用するか検討しておくようにしましょう。

また、Web会議サービスの中には翻訳機能を利用できるものもあります。Web会議サービスを選ぶ際は、翻訳機能が搭載しているか、希望の言語に対応しているか確認したうえで選びましょう。

まとめ

Web会議のやり方について紹介してきました。Web会議を導入することを検討しているのであれば、まずはWeb会議サービスを決めて、必要なものをそろえ始めましょう。Web会議には、どこからでも会議を開催できる、交通費や時間を削減できる、質の高いコミュニケーションがとれるなどメリットが多くあります。

 

(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)