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【ちょっと苦手・・】外国人からの電話対応どうすれば?

外国人と会って話す場合はジェスチャーなどを交えればなんとか対応できても、顔の見えない電話となるとハードルが上がるものです。ある程度の英語は話せても、「電話での対応に苦労している」という方もいるのではないでしょうか。

ここでは、海外の取引先から電話がかかってきた場合の対応方法を紹介します。基本的な対応方法を知っておくと、英語での電話にもパニックにならずに対応できるでしょう。

【英語の電話対応】あいさつ

電話がかかってきた場合、まず必要となるのがあいさつです。電話に出たときの第一声でつまずいてしまうとパニックになりやすいので、スムーズに話せるように練習しておきましょう。

■おはようございます。〇〇<会社名>のタナカ ハナコです。ご用件を承ります。

Good morning, 〇〇, this is Hanako Tanaka. How may I help you?
(グッドモーニング 〇〇<会社名を述べる>。 ディス イズ ハナコ タナカ。ハウ メイ アイ ヘルプ ユー?)

午後の場合は最初のあいさつをGood afternoon(グッド アフタヌーン)、夕方以降はGood evening(グッド イヴニング)を使いましょう。

■お電話ありがとうございます。〇〇<会社名>でございます。どのようなご用件でしょうか?

Thank you for calling 〇〇. How can I help you?
(サンキュー フォー コーリング 〇〇<会社名を述べる>。ハウ キャナイ ヘルプ ユー?)

■〇〇<会社名>です。ご用件をどうぞ。

〇〇, May I help you?
(〇〇<会社名を述べる>、メイ アイ ヘルプ ユー?)

長い英文は苦手という場合は、シンプルに会社名を述べて「May I help you?」でも構いません。冒頭でひと言「Good morning」などのあいさつを入れても良いでしょう。

【英語の電話対応】相手の要件を理解する

相手の要件を聞いても、一度では理解できないということもあるでしょう。そんな場合は、どうしたものかと固まってしまうのではなく、落ち着いて対応するようにしたいものです。

対応方法としては、もう一度要件を言ってもらう、もう少しゆっくりと話してもらう、といったものがあります。英語が話せる同僚に代わるというのもひとつの方法です。

繰り返し言ってほしい場合

相手の言っていることが聞き取れなかったという場合は、もう一度同じことを伝えてもらえないか頼むことができます。

■申し訳ございません。繰り返していただけますか?

I’m sorry. Could you repeat that?
(アイム ソーリー。 クッヂュー リピート ザッツ?)

■すみません。もう一度言っていただくことはできますか?

Pardon me. Do you mind saying that again?
(パードン ミー。ドゥー ユー マインド セイイング アゲイン?)

「Pardon me.」は、相手が言ったことが聞き取れなかったという場合によく使う言葉です。同じことを相手に繰り返してもらう場合は、申し訳ないという意味を込めて「I’m sorry.」か「Pardon me.」を使うようにしましょう。

I’m sorry. Could you say that one more time?
(アイム ソーリー。 クッヂュー セイ ザッツ ワン モア タイム?)

「again」の代わりに「one more time」を使っても同じ意味になります。

ゆっくり言ってほしい場合

相手が話す速度が早すぎて聞き取れなかったという場合は、もう少しゆっくりと話してもらうように頼みましょう。同じことを繰り返し言ってもらったにも関わらず再度聞き取ることができなかったという場合も、ゆっくり話してもらえないか頼んでみることができます。

■すみません。もう少しゆっくり話していただいてもよろしいでしょうか?

Excuse me. Could you speak more slowly please?
(エクスキューズ ミー。クッヂュー スピーク モア スローリー プリーズ?)

お願いごとをする場合は、語尾にpleaseをつけると丁寧になります。「Could you~, please?」はお願いことをするときの定番の表現なので、覚えておくと便利です。

■申し訳ございません。もっとゆっくりお話しいただけますでしょうか?

I’m sorry. Do you mind speaking more slowly please?
(アイム ソーリー。ドゥーユー マインド スピーキング モア スローリー プリーズ?)

「Do you mind~?」は、直訳すると「気にしますか?」という意味ですが、「Do you mind 〇ing ~?」と表現すると、お願いごとをするときに使えます。この場合も語尾にpleaseをつけるのを忘れないようにしましょう。

英語が話せる人に代わる場合

英語が話せる人が職場にいる場合は、その人に代わるのが一番です。その場合は、次のように伝えることができます。

■申し訳ございませんが、私は英語があまり話せません。同僚に代わってもよろしいでしょうか?

I’m sorry, but I do not speak English well. May I transfer you to my colleague?
(アイム ソーリー バット アイ ドゥ ノット スピーク イングリッシュ ウェル。メイ アイ トランスファー ユー トゥ マイ コーリーグ?)

■あいにく、私は英語があまり分かりません。英語が話せる者に代わりますので、そのままお待ちください。

I apologize, but I do not understand English well. Please hold and I will transfer you to an English speaker.
(アイ アポロジャイズ バット アイ ドゥ ノット アンダースタンド イングリッシュ ウェル。プリーズ ホールド アンド アイ ウィル トランスファー ユー アン イングリッシュ スピーカー)

「I’m sorry.」と「I apologize.」の意味はほぼ同じですが、後者のほうが少し改まったイメージがあります。「Please hold」と言うことで、電話を切らずに少し待っていてほしいということを伝えることが可能です。

【英語の電話対応】電話を担当につなぐ

相手の要件を理解できたら、電話を担当者につなぎましょう。その際に必要となる英語表現を紹介します。

担当者がいる場合に、担当につなぐ言い回し

■そのままお待ちください。担当部署におつなぎします。

Hold on please. I will transfer you to the responsible department.
(ホールド オン プリーズ。アイ ウィル トランスファー ユー トゥ ザ リスポンシブル デパートメント)

特定の部署の名前を伝える場合は、定冠詞のtheを付けた後に部門の名前を言います。たとえば、マーケティング部門と言う場合は、the marketing department(ザ マーケティング デパートメント)です。

■少々お待ちくだ さい。サトウにおつなぎします。彼がお力になれるでしょう。

Just a moment, please. I will connect you to Mr. Sato. He will be able to help you.
(ジャスト ア モーメント プリーズ。アイ ウィル コネクト ユー トゥ ミスターサトウ。ヒー ウィル ビー エイブル トゥ ヘルプ ユー)

■タナカの手が空き次第、折り返しお電話するよう申し伝えましょうか?

Can I ask Mr. Tanaka to call you back when he is free?
(キャナイ アスク ミスタータナカ トゥ コール ユー バック ウェン ヒー イズ フリー?)

Shall I have Mr. Tanaka call you back, when he is free?
(シャル アイ ハヴ ミスタータナカ コール ユー バック、ウェン ヒー イズ フリー?)

担当がいない場合には、伝言を聞く

担当者の手が離せない、もしくは担当者が席を外しているという場合は、伝言を聞くこともできます。その場合に使える表現です。

■ただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか?

He is in a meeting right now. May I take a message?
(ヒー イズ イン ア ミーティング ライト ナウ。メイ アイ テイク ア メッセージ?)

「May I take a message?」は「Would you leave a message?(ウッヂュー リーヴ ア メッセージ?)」と置き換えが可能です。

■ 田中が担当しておりますが、現在、彼が不在です。ご伝言をお伺いしましょうか?

Mr. Tanaka is in charge of your request, but he is not available at the moment. May I take a message?
(ミスタータナカ イズ イン チャージ オブ ユア リクエスト、バット ヒー イズ ノット アヴェイラブル アッツ ザ モーメント。メイ アイ テイク ア メッセージ?)

伝言を預かったら、相手の名前と電話番号などのコンタクト情報を聞きましょう。

名前を聞くときは、「May I have your name please?(メイ アイ ハヴ ユア ネーム プリーズ?)」と言います。

外国人の名前を聞き取るのは難しいので、どう書くのか綴りを教えてもらうと良いでしょう。その場合は、「Could you please spell your name for me?(クッヂュー プリーズ スペル ユア ネーム フォー ミー?)」と言うことができます。

電話番号を聞く場合は、「May I have your phone number?(メイ アイ ハヴ ユア フォン ナンバー?)」。電話番号に関わりなく連絡先を尋ねる場合は、「May I have your contact information?(メイ アイ ハヴ ユア コンタクト インフォメーション?)」と尋ねましょう。

どうしても電話での外国人対応が難しい場合は

何度か挑戦したものの、やっぱり電話での外国人対応は難しいという場合は、次の方法で対処しましょう。

外国語の得意な人へつなぐ

外国語が得意な人に代わってもらうようにするとスムーズです。電話に出て外国人だったという場合は、あいさつをして、「英語が話せる人に代わります」と伝えると良いでしょう。

上述している「英語が話せる人に代わる場合」のフレーズをぜひ参照してください。

外国語でのあいさつと、つなげるフレーズだけメモに書いてデスクに置いておくと、いざというときに使えるので便利です。

落ち着いて、ゆっくりと話すことを意識しましょう。

翻訳・通訳サービスやツールを利用する

短期間で外国語をマスターするのは難しいので、翻訳・通訳サービス、ツールを利用することもできます。

今は音声を認識する機械翻訳もあるので、そういったサービスやツールを利用すると、ある程度のコミュニケーションを図ることができるでしょう。必要に応じて通訳サービスを利用することも検討することができるかもしれません。

まとめ

電話での外国人対応は簡単ではありませんが、電話で使う簡単なフレーズを覚えておくと、ある程度落ち着いて対応することができるでしょう。まずはあいさつをして、外国語が話せる人につなぐ練習だけでもしておくことをおすすめします。

その上で簡単なフレーズを少しずつ覚えて いき、自信をもって対応できるようになりましょう。

(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)