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海外とのWeb会議が不安!成功させるには

グローバル化の進んだ現代において、海外のビジネスパートナーや海外支社の現地スタッフとやり取りをする機会は少なくありません。近年は高性能かつWeb会議に特化したツールも複数登場しており、リアルタイムで意見をすり合わせることもあるでしょう。

日本人とは異なる感覚をもつ相手とスムーズなコミュニケーションをとるためには、国ごとのマナーなどあらゆる点に注意しなければなりません。

Web会議ツールにおいても、同様です。ここでは海外とのWeb会議を成功させるために、ツール選びのポイントをご紹介します。

海外とのWeb会議実施のための注意点

海外とのWeb会議をトラブルなく行うためには、複数の注意点があります。たとえば以下は国や文化問わず共通するポイントでしょう。

■時差の問題

欧州やアジアなど多くの企業と幅広く取り引きしている場合、時差関連のトラブルに注意してください。基本的なことですが、意外に忘れやすい盲点でもあります。

たとえば台湾など近隣の国でも1時間前後の時差が生じているため、会議のスタート時間を指定するときは誤解のないよう配慮が必要です。時間を指定するときも日本標準時の「XX:XX(JST)」で表示するか協定世界時の「XX:XX(UTC)」で表示するか、あらかじめ取り決めておきましょう。

■回線の安定性

国によっては回線の安定性も重要な確認ポイントです。通信先の回線事情はあらかじめ確認しておき、自社側の回線速度も測っておきましょう。グローバル企業の回線など、国際通信に定評のあるサービスや国際Web会議に強いサービスの利用がおすすめです。

■言葉の壁

現地の言葉に慣れ親しんだ社員がいない場合は、共通語となる英語でのやり取りが基本です。英語に強い人材を会議に参加させるか、通訳サービスなどを利用してスムーズに意思疎通できるよう用意しておく必要があります。

多少の心得がある程度では現地の訛りが強い発音に対応できない場合もあるため、初回は通訳サービスなどを併用すると安心です。

海外とのWeb会議を円滑にするツール選びのポイント

環境を整えることに加え、ツール面も充実させるとWeb会議の効率がさらにアップします。ビジネスシーンで使用するものは、最新式や人気のツールが最適解とは限りません。海外の人物が相手の場合はなおさらツール選びを慎重に行いましょう。

この項目では、海外とのWeb会議に適切なツールの選び方についてご紹介します。

海外での導入実績が豊富か

共通のツールを使用しなければならないWeb会議は、自社はもちろん相手もトラブルなく使用できるものである必要があります。注意すべき点が、日本のみではなく海外での導入実績が豊富であるかどうかです。

最低限、以下のふたつは確認しましょう。

・多言語対応しているツールか
・多くの国で採用されているか

日本語のみに対応しているツールは、海外ではマイナーなものか流通していない可能性があります。外国語版の有無や多言語対応の範囲を確認しなければ、ツール導入の段階でつまずいてしまいます。

ひとつの基準として、10か国以上で導入実績があるものを選ぶと良いでしょう。より多くの国で採用されているツールやシステムは、セキュリティ面やユーザーサポートも充実している信頼性の高いものです。

適切な品質で通信できるか

回線の状況以外にも、通信に不具合を起こす原因は複数あげられます。端末自体に問題がある場合も少なくないため、事前に通信状況や設定内容を確認しておきましょう。

チェックすべきポイントは、映像と音声どちらに問題が起こっているかで異なります。

■映像の場合

映像が極端に粗かったり頻繁に止まったりする場合は、以下のような問題が考えられます。

・端末(パソコンなど)のスペックが低い
・余計なブラウザを開きすぎている
・fpsが適正ではない

スペックの低い端末を使用している場合は、処理速度が間に合わず度々画面が止まる原因となります。また余計なブラウザを開いている方は、Web会議中に使用しないものは閉じておきましょう。

fpsとは、フレームレートの単位です。動画において1秒間に画面を変えられる回数をさすもので、数字が多いほど画面が滑らかに動きます。設定画面で「フレーム数」などと表記されている項目の数字を変更してみましょう。目安としては、テレビで30fpsの規格が定められています。

■音声の場合

マイク機能が正常に働いているかどうか確認し、問題なければ以下のトラブルの可能性も疑ってみましょう。

・ノイズ制御機能がついていない
・ミキシング処理が行われていない

会議中の雑音などは、ノイズ制御機能で抑えることができます。人によっては耳障りに思われやすいため、若干の雑音であってもできる限りノイズ制御機能を活用しましょう。

ツールなどにノイズ制御機能が備わっていないときは、マイクスピーカーの設置位置を調整することで多少は解消します。

効率的なWeb会議は、複数人が同時に発言できることです。Web会議ツールの音声処理は、ミキシングとサプレッションの2タイプいずれかが機能しています。ミキシング処理が行われていなければ複数拠点で同時発言できないため、不便さを感じるでしょう。

お試しサービスなど無料や格安で試せるサービスを活用して、ミキシング処理タイプのツールを選んでください。

導入負担が大きくないか

企業で利用する以上、導入負担は軽視できません。しかし、必要以上のコストがかかるツールや社員が使いこなせないツールは避けましょう。

Web会議の使用頻度を考慮して、初期費用はもちろんランニングコストもかかりすぎないものを選ぶことがポイントです。使用にコツがいるツールも社員教育で必要以上のコストがかかるため、できる限り避けるようにします。

海外とのWeb会議をより円滑に進めるためのヒント

Web会議用のツールで最適なものを選んだ後は、より会議を円滑に進めるための工夫にも挑戦してはいかがでしょうか。リアルタイムのメリットがあるとはいえ、会話のみでは伝わりにくい情報もあります。

最後に情報共有やコミュニケーションに役立つサービスをご紹介します。

ファイル共有サービス

ファイル共有サービスは、資料を見ながら会議をする必要がある場合に重宝するサービスのひとつです。ファイルをメールで送信して開く手間が省けるため、資料を即座に見てもらえるメリットもあり、スピーディーな会議を実現します。

簡単な図形やグラフなどの共有であれば画面共有機能を利用することも可能ですが、画面共有によって画面がカクついたり止まったりするリスクも考慮しましょう。ファイル共有サービスは、Web会議ツールの付加機能としてついている場合もあれば、チャットについている場合もあります。

オンラインホワイトボード

漠然としたイメージを伝えたいときや、資料に書き加えることの多いときは、オンラインホワイトボードがおすすめです。その名のとおり共有した画面上で直接文字やイラストを記入できる機能で、専用のペンがなくともマウスで利用できるものもあります。

たとえば複数のデザイン案を比較するとき、Aの一部にBの一部を加えるとより良いデザインが生まれると考えることもあるでしょう。そのようなときにオンラインホワイトボード機能があれば、画面上で書き加えてイメージを正しく共有できます。

文字や言葉で伝える以上に直感的な表現ができるため、伝えたいことを可視化したい方はオンラインホワイトボードが不可欠といえます。

通訳・翻訳ツール

クライアントや現地スタッフとの言語の違いに不安がある場合は、通訳や翻訳ツールを取り入れてはいかがでしょうか。英語を母国語としない相手とやり取りするケースなど、無理に不慣れな英語で対応する必要のないWeb会議もあります。

そのようなときは、音声を翻訳してくれるツールを活用したほうがスムーズに意思疎通できるでしょう。

インターネット上で利用できる無料ツールもありますが、文字を入力する手間があるうえ、翻訳精度は正確でない場合もあります。音声通訳に特化したものがおすすめです。

まとめ

海外企業や海外支社の現地スタッフとインターネット上でやり取りするときは、Web会議を提案されることも多いのではないでしょうか。初めて海外とWeb会議を行うのであれば、時差や言語の違いなど、さまざまな点に配慮しなければなりません。

また使用する会議ツール自体が海外で導入されていない場合もあるため、事前に使用するツールや回線事情なども相談・確認しておくべき点です。

ファイル共有ツールや通訳・翻訳ツールなどWeb会議をより円滑にするシステムも積極的に導入し、トラブルのないWeb会議で相手との信頼関係を築きましょう。

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