【徹底解説】ビジネスメールを中国語で返信しよう

経済成長が目覚ましい中国は国をあげてグローバル化を進めているため、ビジネスシーンで中国人を相手にすることも珍しくありません。文化の伝来など歴史的に長い付き合いのある中国ですが、蓋を開けてみると意外にも文化や風習に多くの違いが見つかります。

ビジネスマナーについても同様です。中国語でメールの返信をするときは、相手側の文化や風習を尊重した送り方で好印象を目指しましょう。

ここでは、ビジネスメールを中国語で返信したい方へ、基本的なマナーや注意点をご紹介します。

【中国語のメール返信】注意点をおさえよう

食事のマナーひとつとっても異なるように、中国と日本は作法のさまざまな点が異なります。言葉さえ通じれば良いとは考えず、できるかぎり相手方のマナーに沿った対応を心がけてください。

メールの書き方自体も、こまかな点に違いがあります。日本と違うことを理解し、ひとつひとつ注意点をおさえていきましょう。

まず覚えるべき点は、挨拶に関する日本と中国の根本的な違いです。

本題から入る、挨拶は短めで良い

日本語メールのように「お世話になっております」や「ますます暑くなってきましたね」などの形式的な挨拶文は不要です。ストレートに本題から入る効率の良さを是とする文化のため、書き出しはシンプルにまとめましょう。

たとえば「你好」や「各位好(みなさん、こんにちは)」程度で十分です。

長い挨拶文は気を遣ったつもりでも、中国人からするとなかなか本題に辿り着かないため不愉快な気持ちをもたれかねません。できる限り簡潔な書き方を意識してください。

謝罪や礼を丁寧にしすぎないように

日本と中国では、謝罪や礼についての考え方も異なります。日本では一番はじめに丁寧にお礼や謝罪の気持ちを伝えますが、中国では形式的な礼よりも本題を重視する考え方が一般的です。

そのため日本人相手のメールと同じような軽い気持ちで礼や謝罪を繰り返さないよう、注意しましょう。たとえばビジネスシーンで「少々お待ちください」「お待たせして申し訳ありません」と大して時間が経過していない場合も形式的に日本人は言いがちです。

中国人にとっては驚くような場面で日本人が礼や謝罪の言葉を口にすることが多いため、ビジネスシーンではある程度の目安を設けておくと良いでしょう。

「この場面では言わない」「このようなときは言うべき」と自分なりの判断軸をもつことが大切です。謝罪に抵抗が少ない人たちも一定数はいますが、より多くの中国人にとって馴染みやすい対応方法を心がけたいものです。

もちろん、本当に自分が悪いと感じるシーンやクレーム対応時では、きちんと謝罪の気持ちを伝えましょう。

例えば販売職であれば、購入された商品に初期不良が見られた場合など、迷惑をかけてしまう場合があります。その際に下記のように真摯に謝罪するフレーズがありますので、参考にしてみてください。

・この度の返品に関して謹んでお詫び申し上げます。
就此次退货问题,我们衷心向您致歉。

【中国語のメール返信】書き方

基本的な注意点を理解したら、次は中国語のメール返信について実践的にポイントを押さえていきます。ビジネスメールでは、中国語で書く場合も宛名の書き方など最低限のルールがあります。

同じ意味でも使用する漢字が異なることも多いため、文字ひとつひとつに注意してください。ここでは、基本的な宛名の書き方やメールの締め方とともに普段使いできる中国語のフレーズをご紹介します。

宛名の書き方

中国語のメール返信で宛名を書くために覚えるポイントは、以下の3つです。宛先ごとに異なる書き方となります。

■会社宛の場合

会社宛のメールでは、漢字の変換間違いに注意してください。たとえば会社の名称ごとに中国語では以下のとおり書き換えるようにしましょう。

・「〇〇会社」…中国語では「〇〇公司」と記入する
・「〇〇〇グループ」…中国語では「〇〇〇集団」と記入する
・「〇〇課」…中国語では「〇〇科」と記入する

〇〇部へ送信したい場合は、漢字を変換する必要はありません。「〇〇部」のままで通用します。また、翻訳ツールなどを使用して簡体字に改めることも重要です。

■個人宛の場合

個人宛のメールでは、名前の後に敬称をつけます。性別によって使用する敬称が異なる点に注意してください。たとえば曹さんへメールを送りたい場合、それぞれ以下のとおり記入します。

・男性…曹先生
・女性…曹女士

中国語の簡単なやり取りを紹介した旅行雑誌を見たことのある方は、「未婚の女性には小姐をつけるべき」と感じるのではないでしょうか。間違いではありませんが、ビジネスシーンでは失礼にあたる場合もあるため、未婚女性に対しても「女士」を使用したほうが無難でしょう。

■役職がある方の場合

日本と同じく、役職のある相手には名前の下に役職名をつけて記入しましょう。基本的な役職名ごとの書き方は以下のとおりです。

・会長…中国語では「董事长」と書く
・社長…中国語では「总经理」と書く
・副社長…中国語では「副总经理」と書く
・部長…中国語では「部长」と書く
・課長…中国語では「科长」と書く
・係長…中国語では「股长」と書く

副部長や部長代理などの場合は、「副」や「代理」を省略して記入します。本来の役職よりも上となりますが、失礼ではありません。

汎用性の高い文章

メールの返信で役立つ、汎用性の高い文章をご紹介します。ぜひ活用してみてください。

■文頭の言葉

・ご返信、ありがとうございます。
谢谢您的回信。

・お忙しい中、早速のご返信、ありがとうございます。
感谢您百忙之中迅速回复。

■返信遅れに対する謝罪

・回答が遅くなり、申し訳ございません。
回复晚了,实在抱歉。

■何か依頼するフレーズ

・〜についての詳細な情報をお送りいただけると大変ありがたく思います。
如果您能给我们发送更多有关…的详细信息,我们将不胜感激。

■断りの文章

・現在の仕事量が増えるならば、貴社のプロジェクトには対応できません。
目前的工作量变多的话,贵公司的项目无法对应了。

■自社アピール

・当社は貴社のご期待を裏切ることはございません。
我们不会辜负贵公司的期待。

■伝達のお願い

・みなさんによろしくお伝えください。
请代我向大家问候。

・このことは李さんにもお伝えください。
我希望您帮我将此事也通知李女士。(女性の場合)

■手助けのお礼

・この度は迅速にご手配いただき、大変助かりました。
这次您迅速地安排工作,帮了我的大忙。

・すべて貴殿のおかげであり、感謝に堪えません。
一切都靠您了,感谢不尽。

締めの言葉

・今後ともよろしくお願いいたします。
今后仍望惠顾关照。

・またご連絡いたします。
我会与您保持联系。

・敬具
此致(敬礼でも可)

此致や敬礼は「以上(ここまで)」の意味があり、改行して書く場合と改行せず最後の文に続けて書く場合のどちらでも構いません。

中国語でのメールをより円滑に返信するコツ

中国語でメールのやり取りをするときは、読み手が日本とは異なる文化や風習に慣れ親しんでいることを踏まえたうえで、宛名や本文を書きましょう。

最後に、中国語でのメール返信をより円滑かつ自然な印象にするコツについてご紹介します。

簡潔に済ませる

冒頭で解説したとおり、中国語のメールはシンプルに用件を伝えることを意識してください。挨拶や季節ごとの定型文を挟む必要はありません。

・挨拶は「你好」など簡潔に
・用件も長々と書かない
・断るときは、はっきりと断る
・お願いするときも簡潔に希望を伝える

相手を気遣って「大変恐縮ですが」など付け加えるメールは、日本国内でのみに留めましょう。中国語ではシンプルに用件や要望を伝えるほうが好ましく思われます。

汎用性の高いフレーズの単語登録

汎用性の高い単語はあらかじめ端末の単語登録機能で記憶させておきましょう。中国語でメールを返信する際の効率アップにおすすめです。とくに中国語の場合は宛先によって簡体字を使う場合があることから、テンプレート化をしておくことは、翻訳ツールなどで変換する手間も省けます。

挨拶や以下の表現を単語登録しておくと便利です。

・よろしくお願いします
・ご連絡をお待ちしております
・不明点がありましたら、ご連絡ください

上記のほかにも、職業柄使うことの多い単語や定型文は積極的に登録しておきましょう。

翻訳ツール

慣れない単語や専門用語に困ったときは、翻訳ツールを活用すると解決することがあります。翻訳ツールは機械通訳と翻訳サービス(会社)の2種類に分けられ、それぞれ以下の特徴をもっています。

・機械翻訳…スマートフォンなどで手軽に利用できる
・翻訳サービス(会社)…少し時間がかかるが、翻訳の精度が高い

機械翻訳は、文字で打ったものやマイクで発語したものを直訳することに長けています。ただし使用する機械翻訳によっては、言語独特の言い回しを通訳したり、ニュアンスを汲んだ通訳が苦手であったりするものもあります。

翻訳サービス(会社)は、企業によって専属の翻訳者を抱えていることが多いため、専門性の高い内容でも対応してもらえます。しかし、納期に時間を要するため、前もって依頼しておく必要があります。

手軽に利用できる機械翻訳を使用しつつ、より専門的な内容の翻訳が必要な時はプロのサポートも取り入れてみてはいかがでしょうか。

まとめ

中国語のメールに返信するときは、単純に日本語メールを翻訳するだけでは通用しません。使用するツールによっては誤訳の危険があり、大事なビジネスに悪い影響を与える可能性が考えられます。

また、中国語が得意だという方も、中国語圏のビジネスメールのマナーについて理解したうえでメールを作成することをおすすめします。

相手の文化や風習に沿ったやり取りで、より伝わりやすいコミュニケーションを実現しましょう。言葉の表現に困ったときは、翻訳サービスも活用してはいかがでしょうか。

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(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)

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