中国人とのWeb会議をスムーズに進めるためのヒント

新型コロナウィルスの影響で日中間の往来が難しくなり、中国メーカーとのやり取りがWeb会議のみになっている会社も少なくないようです。Web会議をスムーズに進めるためには、どのようなことに気を付けると良いのでしょうか。

今回は、オンライン上で中国メーカーと円滑なコミュニケーションを進めていくためのヒントとなる情報を紹介していきます。

中国人とのWeb会議をスムーズに進めるための準備

Web会議をするに当たって準備すべきものは多くあります。あらかじめ必要なものをすべて準備しておくと、中国人とのWeb会議をスムーズに進めていくことができるでしょう。

自社や会議相手に適したWeb会議システムの選定

Web会議システムを選定する際には、セキュリティ・参加可能人数・導入のしやすさという3つのポイントを軸に決めることをおすすめします。

セキュリティ

セキュリティ対策がしっかりしていないWeb会議システムを導入してしまうと、自社の重要な情報が外部に漏れてしまうというリスクがあります。さらにそれだけではなく、会議相手である中国メーカーの社外秘の情報も漏れてしまい、損害を発生させてしまうかもしれません。
そうしたリスクを避けるためにも、不正アクセスされたり情報が盗みとられたりしない、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶようにしましょう。

参加可能人数

Web会議システムや料金プランによって参加可能人数の上限が決まっています。参加人数が多いWeb会議を行うことも想定しているのであれば、参加可能人数の上限もチェックしておきましょう。

導入のしやすさ

Web会議システムを利用する場合は、自社だけでなく会議相手も同じシステムを導入しておく必要があります。そのため、自社だけでなく会議相手にとっても導入しやすいシステムかどうかという点でも考えておくようにしましょう。中国では規制により使えないツールもあるので、導入のしやすさも大切なポイントになります。

 Web会議の実施に必要なアイテムを揃える

今までWeb会議システムを導入していなかった場合は、テレビモニタや音響機器など必要なアイテムを新たに揃える必要があります。既存の会議室を改装して、Web会議に対応できる場所にすることができるかもしれませんし、場合によっては新たに会議室を作る必要もあるかもしれません。

また、言葉の壁によるコミュニケーショントラブルを解消するための翻訳ツールの活用も検討しておくと良いでしょう。

翻訳ツールとして真っ先に思い浮かぶのが機械翻訳だと思いますが、ビジネスシーンには不向きなことがあります。Web会議の内容などにも合わせて、機械翻訳以外の翻訳ツールと使いわけることも考えておくと良いでしょう。

スムーズなWeb会議運用のための通信環境の整備

通信環境が悪いと、音声が不明瞭になったり映像が乱れたりしてしまい、会議の進行が妨げられます。なので、中国メーカーとのWeb会議をスムーズに進めるためには、通信環境の整備は欠かせません。

とりわけ中国メーカーとWeb会議をする際に覚えておきたい点が、中国では一般回線に統制がかけられているため、一度繋がっても途中で切れることがあるということです。会議相手が専用回線を引いていない場合は、Web会議のスムーズな進行は難しいかもしれません。

通信環境が悪いと、その後のWeb会議そのものが普及していかなくなる可能性が高まるので、Web会議を始めることにする場合は、通信環境の設備にも投資するようにしましょう。

中国人のビジネスコミュニケーションを取る際に知っておきたい商習慣について

Web会議の環境を整えることで、中国メーカーとスムーズなビジネスコミュニケーションを取ることが可能になります。とはいえ、ビジネスを成功させるためには、相手の情報やビジネスにおける中国人の商習慣に関する知識を知っておくことも大切です。

中国社会は人のつながりを重んじる

儒教文化の影響もあり、中国では血縁・地縁関係を大切にする傾向があります。中国人の親子や兄弟で立ち上げた会社では、家族や親戚が重要なポストについているということは珍しくありません。

中国社会では、血縁・地縁関係といった人のつながりを重んじる傾向が日本よりも強いということを覚えておきましょう。そうすることで、中国メーカーの経営判断などの動きも、より理解できるようになるかもしれません。

また、中国人は面子を気にするという点も忘れないようにしてください。取引において相手の面子を潰すようなことがあるなら、信頼関係を築くことはできません。信頼関係を1から構築するためには、相手の面子を尊重することが大切です。

価格によって判断が大きく変わる

中国の企業は、日本の企業よりも価格を重視する傾向が強くあります。

そのため中国企業は、価格が高いほど購入の意思決定までが慎重になりがちです。ただ、ひとたび価格面で合意が取れれば、意思決定が速いというのも中国メーカーの特徴でもあります。

中国メーカーの多くは、いかに安く一定のスペックを備えたものを調達できるかに焦点を当てているので、価格交渉が発生することは想定しておくようにしましょう。どこまで価格面で譲歩できるかを事前に決めておくと、スピーディーなやり取りをすることができます。

スピーディーなやり取りが基本

日本では、会社に問い合わせするときには、お問い合わせフォームから送り、後日返答を受け取るというのが一般的です。これが中国の場合は、問い合わせチャットが用意されていて、そのときに返答してもらうということが基本となっています。

中国ではリアルタイムでのやり取りが一般的なので、日本の取引先と同じような感覚で中国メーカーとの取引を行うと、判断が遅いと思われてしまう可能性があります。スピーディーなコミュニケーションを心がけることで、相手とのやり取りがスムーズにいく可能性が高くなるでしょう。

Web会議で使える!中国語フレーズ集

Web会議では、通訳などを通じたやり取りになるとしても、簡単なあいさつなどを覚えておくとスムーズなコミュニケーションに役立ちます。Web会議で使用する始まりのあいさつや簡単なフレーズについて紹介しますので、ぜひ使ってみてください。

会議開始のフレーズ

会議相手と会うのが初めてであれば、「お会いできて光栄です」や「初めまして、よろしくお願いします」と中国語であいさつしましょう。

・お会いできて光栄です
很高兴认识您(ヘンガオシンレンシーニン)

・初めまして、よろしくお願いします
初次见面 请多关照(チヨウチージアンミアン キンヅオグアンジャオ)

会議の参加者が揃ったかどうか確認したいときには、
・皆様揃いましたか?
大家都齐了吗?(ダージア ドウ チー ラ マ?)/ 大家都到齐了吗?(ダージア ドウ ダォー チー ラ マ?)
を使いましょう。

揃っていたら、
・はい
是(シー)もしくは对(トイ)
まだ揃っていないようであれば、
・いいえ
不是(ブーシー)
・まだです
还没有(ハイメイヨー)
という返事があるでしょう。

自己紹介で、以下のように伝えたい場合は、
・わたしは○○といいます。△△と呼んでください
我叫〇〇、叫我△△就好(ウォージャオ〇〇、ジャオウォー△△ジューハオ)
と言います。〇〇に氏名、△△に呼び名をいれて自己紹介しましょう。

そして、中国語で「こんにちは」は、「你好(ニーハオ)」ですが、複数人に向けてあいさつする場合は、「你们好(ニーメンハオ)」となります。また、「大家好(ダージャハオ)」を使うこともできます。

自己紹介、始まりのあいさつが済んでから会議を始めるときには、
・会議を始めましょう
我们开始会议吧(ウォーメン カイ ス フィ イ バ)
を使いましょう。

会議中のフレーズ

会議中に用いられやすいフレーズは以下です。

・会議相手に「この企画を提案します」と言いたいときに
我建议这个企划 (ウォー ジエン イ ゼー ゲェ チー ファー)
というフレーズが使えます。

見てほしい資料がある場合は、
・先にこの資料をご覧ください
这本文件 请您过目(ゼーベンウェンジアン チンニングオム)
と言って、資料を提示しましょう。

会議の参加者に意見がないか確認する場合は、
・皆様のご意見をお聞きしたいです
我想听大家的意见(ウイシャンチンダーチャダイージェン)
というフレーズを使います。

会議終了のフレーズ

会議を終わらせるときに使えるのが、
・今日の会議はここまでにしたいと思います
今天的会议到此结束(ジンティアンデフイイダオチジエシュ)
というフレーズです。

会議での取引がうまくいき、これからも付き合いをしていきたいというときには
・どうぞよろしくおねがいします
请多多关照,保持联系(チン ドゥオ ドゥオ グァン ジャオ, パオ ツ レェン シ)
というフレーズになります。

そして、最後の締めの言葉として
・ありがとうございました
谢谢(シエシエ)
といって会議を終了することができるでしょう。

まとめ

中国メーカーとのWeb会議をスムーズに進めていくために役立つ情報を紹介しました。まずは、自社や会議相手に合ったWeb会議システムを選定すること、Web会議に必要な通信環境を整備することから始めましょう。

また、スムーズなビジネスコミュニケーションのためには、中国メーカーの商習慣なども知っておくことは大切です。簡単なあいさつや中国語のフレーズを覚えて使ってみるのも効果的なので、ぜひ実践してみてください。

(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)

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