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通訳が必要なオンライン会議をスムーズに進めるための情報

海外進出を成功させるコツのひとつが、現地の風習や文化を理解したうえで適切なプロモーションを行うことです。戦略を練るためには、海外支社スタッフや取引先とのこまめなオンライン会議による情報共有が欠かせません。

しかし、専門性の高い分野であればあるほど、必ずしも英語が話せる人材を担当者にできるとは限らないでしょう。

ここでは海外とのオンライン会議をスムーズに進めるために、「通訳」の重要性についてご紹介します。オンライン会議で活用できる簡単なフレーズもあわせてご紹介しています。ぜひお役立てください。

 

海外とオンライン会議をするうえで欠かせない「通訳」について

近年は専用の無料ツールや動画共有サイトの普及により、パソコンやスマートフォンなどの端末とカメラ・マイクなどの機能があれば手軽にオンライン会議が可能になりました。時差に配慮することで、海外拠点ともリアルタイムで会話や情報共有ができます。

ただし、海外の人材や取引先とオンライン会議を行う場合、端末やツールなどの準備に加え言語問題への対策が必要です。担当者が英語に明るいのであれば問題ありませんが、不安が残る場合は「通訳」の手配をする必要があるでしょう。

無料の翻訳ツールを使用しているケースもありますが、会議の場で日常的に使うには、機械翻訳だけでは、コミュニケーションに課題を感じる場面が発生することもあります。翻訳を待っている間は、会議でのやり取りが止まることもあり、円滑なコミュニケーションを取るには精度面も不安が残るでしょう。

オンライン会議での通訳に機械翻訳は活用できるのか?

オンライン会議の場で、機械翻訳にのみ通訳を任せることはできるのでしょうか。近年は相手が話し出すと同時に音声を解析し、翻訳した音声をリアルタイムで流してくれる自動翻訳ツールもあります。しかし、あくまで機械が認識できる内容での翻訳ですので、リスクがあることも理解しておきましょう。

求める翻訳の精度によって不十分に感じる可能性がある

機械翻訳ではビジネス通訳として不十分になりうる点です。入力された文章や音声データの情報のみで自動的に翻訳された言葉では、以下のような内容まで反映できない可能性があります。

・業界独自の単語やルール
・文化慣習による言葉の使い方
・会話の背景やニュアンス

機械翻訳は日常会話レベルの翻訳には十分な一方で、専門用語を網羅しているとは限りません。業界独自の単語も飛び交うオンライン会議において、日常会話レベルの翻訳機能では正しい意味に翻訳されない可能性があります。

仮に専門用語に強い翻訳ツールが存在したとしても、文化慣習の違いによる言葉の使い方や、ニュアンスで微妙に意味が変わる言葉には対応することが困難でしょう。

特に日本語は、他国の言語と比べると主語を省略する傾向が強いという特徴をもっています。一文一文ごとにリアルタイムで解析して翻訳する機械翻訳では、「何をさしているのか」「誰のことを言っているのか」省略した部分までは翻訳できない可能性が高いのです。

トラブルにつながる可能性もある

言葉が正しく伝わらないことでトラブルに発展する可能性もあります。

前述のとおり、海外とのオンライン会議は専門用語が飛び交いやすいうえ、現地独自の言い回しが含まれることもあるため、誤訳が生じやすくなります。誤訳によって認識違いが生じれば、互いの信頼関係にヒビが入ったり、重要な取引や決定事項に影響したりする可能性もあるでしょう。

会話の難しいところは、発した言葉に「感情」が加わることです。人によって同じ文章でも込められた意味が異なる場合や、同じ意味合いでも言い回しが異なる場合もあります。

通訳に依頼すると、その場のニュアンスや直前までの会話内容を含めたうえで言葉をかみ砕き、最適な伝え方を選んでくれるでしょう。

もちろん、「それほど専門用語の飛び交うような会議ではない」「ある程度であればやり取りの内容が理解できる」など、状況によって機械翻訳の利用のみで対応できることもあります。

オンライン会議の場で翻訳が必要な場合は、ご紹介したような機械翻訳のリスクを理解したうえで、シーンや求める翻訳の精度によって機械翻訳と通訳への依頼を使い分けても良いでしょう。

自分自身でも覚えておこう!オンライン会議中に使用できる英会話例

オンライン会議における言葉の壁を取り除きたい場合は、通訳に依頼するか、もしくは現地の言葉が得意なスタッフに間に入ってもらうことが重要です。

また、自分自身も簡単な英会話をマスターしておくと、相手に好印象を与えられるでしょう。定型的な会話であっても、直接話しかけることで相手が抱くイメージは劇的に変化するものです。

最後に、オンライン会議中のコミュニケーションを円滑にするための簡単な英会話例をご紹介します。ぜひ挑戦して活力ある会議にしてください。

会議開始前

初めてのメンバーがいる場合など、必要に応じて簡単な自己紹介も取り入れてみましょう。

・私たちに自己紹介をさせてください。

Please let us introduce ourselves.
(プリーズ レットアスイントロドユースアウエーセルブズ)

Ourselvesの後にbefore making a start on the agenda topics.(ビフォーメイキング ア スタート オン ズィ アジェンダ トピクス)と続けると、「会議本題に入る前に自己紹介させてください」となります。

すでにおなじみのメンバーのみ参加している場合は、以下のように親しみを込めた挨拶がおすすめです。

・調子はどうだい?

How’s everything going?
(ハウズ エヴリスィング ゴーイング?)

・お元気ですか?

How have you been?
(ハウ ハヴ ユー ビーン?)

最後に相手の名前を加えると、より親しみを感じてもらえるでしょう。

会議開始時

簡単な会話で場の緊張を解した後は、いよいよ会議本題へ入ります。

・準備は良いですか?

Are you ready to start the meeting?
(アー ユー レディ トゥー スタート ザ ミーティング?)

・会議を開始します。

I declare the meeting open.
(アイ ディクレア ザ ミーティング オーパン)

I declare(宣言します)を加えることにより、フォーマルなニュアンスを与えます。

・今日の会議の議題を確認しましょう。

Shall we run through the agenda for today’s meeting?
(シャル ウィー ラン スルー ズィ アジェンダ フォー タデイズ ミーティング?)

run throughを使用することで、「ざっとチェックしましょう」などのニュアンスになります。

発言する場合

意見を述べるときは、以下の簡単なフレーズを活用しましょう。

・私は~であると確信しています。

I’m sure that~
(アイム シュア ザット~)

・私は~だと思います。

I think~
(アイ スィンク~)

何かをしたいと思っていることを伝えるときは、I’d like to~(アイド ライク トゥー~)を使います。

他者の意見を聞く場合

会議がスムーズに進まないときや、より多くの考えを聞きたいときは、以下のフレーズで新しい意見を求めることができます。

・~についてのあなたの考えを教えてもらえますか?

I would like to hear your views on~
(アイ ウゥド ライク トゥー ヒア ヨー ヴューズ オン~)

もしくは、シンプルにWhat do you think on~(ウォット ドゥー ユー スィンク オン~)(あなたは~についてどう思いますか?)でも良いでしょう。

賛成・反対する場合

新しい提案がないからといって、無言で座っていては印象もあまり良くありません。賛成・反対の意思を告げるなど会議への積極性をきちんと言語にして伝えましょう。

・賛成(~に賛成します)

I agree with you.(あなたに賛成します)
(アイ アグリー ウィズ ユー)
I completely agree with you.(あなたに完全に同意します)
(アイ カムプリートリ アグリー ウィズ ユー)
I agree with you up to a point.(ある程度はあなたに賛成です)
(アイ アグリー ウィズ ユー アップ トゥー ア ポイント)

上記のように、ニュアンスごとに言い回しは異なります。賛成する気持ちに合わせてフレーズを使い分けてください。反対意見や疑問点がある場合は、I agree with you up to a pointの後にbut~と、完全に賛成できない理由を述べましょう。

・反対(~に反対です・賛成ではありません)

I’m afraid I can’t support the proposal.(すみませんが、その提案には賛成できません)
(アイム アフレイド アイ カーント サポート ザ プラポーザル)
I totally disagree with you.(あなたの意見には反対です)
(アイ トートリ ˌディサグリー ウィズ ユー)

真っ向から相手の意見に異を唱えるのは勇気がいる、という方は、That may be an idea.(ザット メイ ビー アン アイˈディア)(それもひとつの意見かもしれませんね)とやんわりと伝えるフレーズもおすすめです。

会議中のトラブル編

通信環境が安定しなかったり、相手のマイクがオンになっていなかったりとトラブルが生じたときは、問題がないか声をかけて反応を伺います。

・○○さん、いますか?聞いていますか?

○○, are you there?
(○○, アー ユー ゼア?)

似たような意味として、○○, are you still there?(○○, アー ユー スティル ゼア?)でも問題ありません。

・もう1回言ってください

Sorry but, could you repeat that again, please?
(ソリ バット, クド ユー リピート ザット アゲン, プリーズ?)

冒頭に「すみませんが」を加えることで、より丁寧な言い回しとなります。Sorry?(ソーリー?)も同じ意味で簡単に使えるフレーズです。

・通信状況が悪いですね

The connection is bad.
(ザ カネクシャン イズ バド.)

・ミュートになっていますよ

You are on mute.
(ユー アール オン ミュート.)

Maybe your mic is turned off.(メイビー ヨー マイク イズ テョーンド オフ.)(おそらくマイクがオフになっていると思います)も使えます。

会議終了時

会議の締めくくりもイメージを左右する重要なポイントです。議長を務めたときは、以下のように会議を終了させましょう。

・会議はお開きにしましょう

Let’s wrap up the meeting.
(レツ ラップ アップ ザ ミーティング.)
I declare the meeting closed.
(アイ ディクレア ザ ミーティング クローズド.)

・今日は有意義な会議でした

We had a productive meeting today.
(ウィー ハド ア プラダクティヴ ミーティング タデイ.)

最後はThank you for your time.(サンク ユー フォー ヨー タイム.)と時間を割いてくれたことに対する感謝も伝えると、よりスマートな印象となります。

まとめ

海外支社のスタッフや現地企業と行うオンライン会議に、英語能力は必要不可欠です。翻訳ツールによる機械翻訳サービスを利用する方法もありますが、正確に伝えたいことが伝わるとは限らず、トラブルを生じさせかねません。

利用するのであれば、その場の空気や話の流れに適した翻訳をしてくれる通訳への依頼を検討してはいかがでしょうか。また、自分自身で簡単なフレーズを覚えておくと、拙くとも誠意を感じ取ってもらえ、好印象につながります。

こちらでご紹介したフレーズを参考に、ぜひ海外のスタッフや取引先と英語でのオンライン会議に挑戦してみてください。

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