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苦手な英語でWeb会議を乗り切る!使えるフレーズ集

(更新日:2021.1.07)

ビジネスのグローバル化に加え、テレワークの導入が進んだことから、英語でWeb会議に参加する機会が増えていることでしょう。

そこで今回は、Web会議で英語を使う際のコツと、必要になるフレーズをご紹介します。決まった言い回しを覚えておけば、進行を任されてもスムーズに対応できるはずです。

Web会議で英語を使う際のコツ

その場で顔を合わせての会議よりも、Web会議となるとコミュニケーションを難しく感じてしまうかもしれません。英語でとなるとなおさらで、不安に感じる人も多いでしょう。

しかし、Web会議で使用する英語はある程度決まった言い回しが多く、内容も議題に関するものになります。ですので、事前準備をきちんとしておけば怖れることはありません。次の3つのコツを押さえておけば、余裕を持ってWeb会議に臨むことができます。

目的やテーマの認識を深める

Web会議の目的やテーマについて正しく認識していないと、適切な発言ができません。意見を求められても答えることができないでしょう。

そこで、会議の前にはテーマにそって事前に情報収集しておきましょう。また、議題とすべきことに対する認識を、参加者とすり合わせておくことも必要です。

また、参加者がオンラインになったからといって、いきなり会議の本題に入るのは緊張を高めます。会議の前にはスモールトークを交えながら、場の雰囲気を和ませることも大切です。How are you doing?(ハウアーユードゥーイング)などと言って、軽く近況を聞くのも良いでしょう。

議論中は積極的に

英語に自信がないからといって、会議中に黙っていてはいけません。シンプルな英語で構いませんので具体的に述べるようにしましょう。発言の際には、大きな声ではっきりとした口調に気を付けると、相手に伝わりやすくなります。

また、Web会議では参加者の表情を画面で見ることができます。発言だけでなく、ジェスチャーやアイコンタクトも活用して積極的にコミュニケーションを取りましょう。

相手の発言はさえぎらない

対面の会議では、相手が話し終えないうちに発言をするという場面がしばしばみられます。しかし、Web会議では相手の発言をさえぎらないように注意しましょう。

Web会議では複数の人が一斉に話すと、話が聞き取れないからです。音声が途切れてしまうこともありますし、誰が何と話したのか理解できないことも少なくありません。

そのようなことが何度も起こると、その度に会議が中断されスムーズな話し合いができないでしょう。

相手が話している途中に発言したいと思った場合は、相手がきちんと話し終わったのを確認してから発言するようにし、同時に話すことのないようにしてください。

自分の英語力を理解する

英語で会議を行う際に、自分の英語力に自信がないことを悟られないように、難しい英語やうろ覚えの表現を使おうとするのは良くありません。無理に使うと、正しく伝えることができなくなってしまいます。

もし、どうしても伝えたいことを英語でどう表現したら良いかわからず、相手とうまく意思疎通できない場合は、通訳を使うのも一つの方法です。Web会議で英語を話さなければならない時には必要に応じて通訳サービスの利用を検討してはいかがでしょうか。

重要なポイントは前置きをする

会議で重要なポイントについて発言する前は、注意を引くための前置きをすることも大切です。そうすることで、情報の重要性がわかりやすくなります。

以下のようなフレーズを使うと、これから大事なことを伝えるのでよく耳を傾けてほしいという気持ちを参加者に伝えることができるでしょう。

・最大のポイントは 〇〇
The biggest point is 〇〇
(ザ ビゲスト ポイント イズ 〇〇)

・問題なのが 〇〇
The problem is 〇〇
(ザ プロブレム イズ 〇〇)

このようなフレーズを使うときは、少し声を大きめにゆっくりと話すようにしてみてください。声の強弱、速度を変えることも、参加者の注意を引くためには大切です。

会議で話し合う内容が多いと参加者は集中力を維持しにくいため、気がついたら大切な点を聞き逃していたということが生じます。

重要なポイントについて話すときは前置きをすると、参加者が聞き逃してしまうということを避けられるでしょう。

Web会議で使える英語のフレーズ

では、Web会議で使うことの多い、英語のフレーズをご紹介していきます。会議の進行に合わせて主要なフレーズを挙げていきますので、実際の会議の際にご活用ください。

開催前

Web会議開催前のやりとりによく使うフレーズです。会議への参加要請やスケジュールやツールの調整などに関する内容が主になります。

Web会議を開始したい場合の参加要請は、次のように行います。

・オンライン会議に参加してください
We would like to request an online meeting with you.
(ウィー ウッドライクトゥ リクエスト アンオンラインミーティング ウィズユー)

・TV会議で○○について話し合いましょう
We can discuss about○○ by video conference.
(ウィーキャン ディスカス アバウト 〇〇 バイ ビデオカンファレンス)

このほか、会議方法について取り決めが必要な場合のフレーズです。

・(会議に)どのツールを使いますか
Which video conferencing application do you use?
(ウィッチ ビデオカンファレンシング アプリケーション ドゥーユーユーズ?)

・会議の日程を調整します
We will adjust the meeting schedule.
(ウィー ウィル アジャスト ザ ミーティングスケジュール)

・空いている日程を教えてください
Please let me know your availability.
(プリーズレットミーノウ ユア アヴェイラビリティー)

開始時

会議を始める前に、参加者の確認や、開始を伝える際に使うフレーズです。

・誰が参加していますか
Who’s on the call?
(フーズ オンザコール)

・誰か待っていますか
Are we waiting for anyone else?
(アーウィーウェイティングフォア エニワンエルス)

・(尋ねられた際に)参加しています
I’m here.
(アイム ヒア)

・(会議を)始めてよろしいですか
Shall we get started?
(シャルウィー ゲットスターテッド)

・お時間いただきありがとうございます
Thank you (very much) for your time.
(サンキュー(ヴェリーマッチ)フォーユアタイム)

・〇〇の会議を始めさせていただきます
We’d like to start this meeting for 〇〇.
(ウィードライクトゥスタート ディスミーティング フォア ○○)

自己紹介

Web会議では、誰が発言しているのかを参加者が認識できるよう、発言前に自己紹介が必要です。また、会議によっては開始前に自己紹介の時間が取られることがありますので、スムーズに言えるようにしておきましょう。

・(発話の前に)○○(名前)です
○○ Speaking.
(○○ スピーキング)

・私は○○です。この会議の進行役を務めます。
I’m ○○. I’ll be facilitating this meeting.
(アイム〇〇。アイルビー ファシリテーティング ディスミーティング)

・私がこのチームのリーダーの○○です。
I'm ○○, the leader of this team.
(アイム〇〇。ザリーダー オブ ディス チーム)

会議中

会議中に意見を言う場合、意見を求められた場合に使うフレーズや、進行に必要なフレーズです。

・○○についていくつか問題点が見られます
There are some problems with 〇〇.
(ゼアラーサムプロブレムス ウィズ○○)

・売上を伸ばすために○○を行いませんか
Why don’t we 〇〇 to increase sales?
(ホワイドントウィー○○ トゥーインクリーズセールス)

・賛成です
I agree.
(アイ アグリー)

・反対です
I disagree.
(アイ ディスアグリー)

・お手元の企画書をご覧ください
Please refer to the proposal.
(プリーズ リファー トゥー ザプロポーザル)

・画面を共有します
Let me share my screen with you.
(レットミーシェア マイスクリーンウィズユー)

・質問はありますか
Do you have any questions?
(ドゥーユーハブエニークエスチョンズ)

あいづち

Web会議では、発言中に参加者の反応がないと、きちんと聞こえているのかと不安になるものです。英語でのあいづちの仕方も覚えておき、必要なときに使えるようにしておくと便利です。

もちろん、大勢の参加者が出席するWeb会議では、声に出してあいづちを打つと会議の進行の妨げになることもあります。少人数でのWeb会議など、必要に応じて使うようにしてみてください。

・なるほど
I see.
(アイシー)

・うーん
Um...
(アム…)

・そのとおりです
Exactly.
(エクザクトリー)

・本当ですか?
Really?
(レィゥアリー?)

このようなあいづちがあると、相手も自分の言っていることがきちんと伝わっていると安心できます。いくつかのあいづちのパターンを覚えて、感情を込めてあいづちを打つようにしてみましょう。

質問するとき

英語でのWeb会議では積極的に発言するほうが好まれます。疑問点や確認したい点があったら、ためらわずに質問してみましょう。

ただし、いきなり質問するのではなく、「質問してもよろしいでしょうか?」とひと言尋ねてから質問するのがスマートです。

Web会議で質問するときに使えるフレーズを紹介しますので、活用してみてください。

・質問があるのですが、よろしいでしょうか?
I have queries, may I ask them?
(アイハブ クエリーズ, メイアイ アスク ゼム)

・〇〇について詳しく教えてください
Could you tell me about 〇〇 in depth?
(クジュー テルミー アバウト 〇〇 イン デプス)

・確認させてください。〇〇ということでしょうか?
Let me confirm, is it 〇〇 ?
(レット ミー コンファーム, イズイット 〇〇)

提案や依頼に対して断るとき

Web会議の中で、何か提案されたことや依頼されたことを受けるのが難しい場合もあるでしょう。失礼にならないような断り方をしないといけませんが、曖昧な意思表示だと相手も判断に困ります。

状況に応じて次のようなフレーズを使うのがおすすめです。

・別のやり方を考えましょう
Let us consider alternative(s).
(レットアス コンシダー ウルタナティブ(ス))

・その可能性はないでしょう
That is unlikely.
(ダッツ イズ アンライクリー)

問題があったとき

Web会議を行っていると、ネット接続や音声の不具合などのトラブルが起こることがあります。その際に使えるフレーズです。

・回線が悪いようです
I’m afraid I have a bad connection.
(アイム アフレイド アイハブアバッドコネクション)

・接続し直します
I will reconnect.
(アイ ウィル リコネクト)

・聞き取れなかったので、もう一度繰り返してもらえますか
I didn’t catch that. Could you repeat that please?
(アイディドントキャッチザット クッドユーリピートザット プリーズ)

・もう少し大きな声で話してもらえませんか
Would you mind speaking a little louder please?
(ウッドユーマインド スピーキングアリトルラウダ― プリーズ)

・もう少しマイクに近づいて話していただけますか
Could you speak little closer by the microphone?
(クジュー スピーク リトル クローサー バイ ザ マイクロフォン)

会議終了時

会議の進行役が、会議を終了させる際に使うフレーズです。

・会議を終える前に何か言いたい人はいますか
Does anybody have anything else to say before we conclude?
(ダズ エニバディー ハブ エニシング エルス トゥー セイ ビフォア ウィー コンクルードゥ?)

・会議終了でよろしいですか
Can we wrap up this meeting?
(キャン ウィー ラップアップ ディス ミーティング?)


・本日はありがとうございました
Thank you all very much for your time today.
(サンキューオールベリーマッチ フォーユアタイムトゥデイ)

・あとで議事録をメールで送ります。
I will forward the meeting minutes by email.
(アイウィル フォワード ザ ミーティング ミニッツ バイ イーメール)


このような文章を用いて活発な会議にしていきましょう。

英語でのWeb会議では、最初のひと言が出ないために発言できないということが少なくありません。逆をいうと、最初のひと言が出ればスムーズに話せることが多いので、会議で使えるフレーズを覚えておくのはおすすめです。

紹介したフレーズすべてを一度に覚えるのが難しい場合は、メモをしておいて必要なタイミングで使えるようにしておくと良いでしょう。

最初はうまく話せないかもしれませんが、英語でのWeb会議を何度も重ねるにつれて、必要なフレーズが自然と口から出るようになるはずです。

会議後は議事録を作成しておこう

会議の後は、会議で討議した内容や結果などを議事録にまとめておきましょう。議事録は会議に参加した人にとっても重要なポイントを振りかえる助けになりますし、会議に参加できなかった人に情報を共有するのにも役立ちます。

通常、会議の開催責任者が参加者の1人に議事録の作成を依頼します。議事録は正確性が求められるので、もしも作成を依頼された場合は、会議の内容を鮮明に覚えている会議終了後できるだけ早くに作成するのがおすすめです。

議事録の作成を依頼された場合は、あらかじめ簡単なフォーマットを用意しておきましょう。そして、会議進行中にフォーマットに必要な点を書き込んでいくと、スムーズに議事録を作成することができます。

以下の項目は、議事録を作成する際に必要となるので、フォーマットとして使用してみてください。

・社名・組織名
・会議のタイトル
・会議の日程・場所
・主催者名、書記名、参加者名、欠席者名
・会議の目的
・アジェンダ
・決定事項
・未決定事項、今後のスケジュール

 

議事録作成のポイントは、参加者と欠席者の双方が読んですぐに理解できる内容のものにすることです。会議で討議された内容をすべてまとめる必要はありません。重要な点だけをまとめるようにしましょう。

まず必要なのは、誰(会社・組織)が何のために開いた会議なのかを明瞭にすること、そしていつ、どこで行われた会議なのかという点も忘れずに記録します。会議が始まった時間と終わった時間についても記録しますが、海外の会社などとの会議であれば、時間だけでなく「日本時間」といった補足情報も入れておくと親切です。

主催者と書記だけでなく、参加者と欠席者の名前すべてを記入します。参加予定者のリストをもらっておき、出欠の確認をすると良いでしょう。

アジェンダとは、会議で議論する事項のことです。会議開催前に通知されるものなので、それをそのまま記入しておくことができます。

そして、議事録作成で重要なのが決定事項です。会議を開催してどんな決定に至ったのか、明確に記しておきましょう。決定事項は文章にするよりも、箇条書きにするのがおすすめです。誰もがひと目でわかるように、大切な要点を簡潔に記しましょう。

議事録の最後には、会議で決定するに至らなかった事項今後のスケジュールについて記入します。もしも未決定事項について今後の会議で扱うことが決まっている場合は、その日程などを記しておくと良いでしょう。また、今後別の議題について話し合うことになっているなら、その予定についても記入しておきます。

■議事録は早めに共有する

議事録はその日のうちに作成し、できるだけ早く参加者や欠席者に共有しましょう。その際、参加者には会議の参加への感謝の言葉を加えると良い印象を与えることができます。

必須事項ではありませんが、もしも会議中の相手の発言で役立った点や同意できた点などがあれば、具体的に伝えると喜んでもらえるでしょう。

議事録作成に慣れてきて、ゆとりができてきたら試してみてください。

まとめ

Web会議で使われる英語は、ある程度決まった言い回しが多いです。そのため、ケーススタディで覚えておけば、実際のWeb会議にもスムーズに発言することができるでしょう。
英語を使ったWEB会議での発言が難しい時などは、翻訳ツールやオンライン通訳を使用してみるのもおすすめです。

慣れないうちは言い間違うこともあるかもしれませんが、積極的に発言することが大切。ぜひWeb会議を有意義なものにして、ビジネスに役立てましょう。

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(上記掲載の内容は、掲載日時点のものです。あらかじめご了承ください。)